5W1H工作法也叫六何分析法，是一種思考和工作方法，在企業(yè)管理和日常工作中頗為常見。結合近期公司理順部門崗位職責和流程化的內(nèi)容，個人覺得5W1H工作法對進一步理順職責，提升工作流程的規(guī)范性具有積極的作用。那么，5W1H工作法到底是什么內(nèi)容？應該如何結合工作實際進行應用呢？
5W1H工作法是對選定的工作，都要從原因(Why)、對象(What)、地點(Where)、時間(When)、人員(Who)、方法(How)等六個方面提出問題進行思考。直白一點，就是遇到問題時，應該要考慮的六個關鍵要素，即為什么干？干什么？在哪干？什么時間干？誰來干？怎么干？
下面，我們就以近期公司理順崗位職責和流程化這項工作為例，來具體看一看工作中應該如何合理運用5W1H工作法：
首先，Why是解決為什么要干的問題。流程不是一成不變的，隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，工作流程需要結合業(yè)務實際進行合理調整，方能更好地適應經(jīng)營形勢。理順崗位職責和流程化就是為了流程執(zhí)行出現(xiàn)問題時能夠分析各個環(huán)節(jié)，及時查明原因，找出問題予以優(yōu)化。最終達到提升工作品質，提高企業(yè)競爭力的目的。
其次，What是解決干什么的問題，Where是解決在哪里干的問題，Who是解決誰來干的問題。為什么要把這三者放在一起說呢？是因為這三個要素在理順部門崗位職責這項工作中是最基礎也是最核心的部分。簡單來講，就是哪項工作（What）是在哪個部門（Where）由誰來干（Who）的問題。如果職責沒有分清楚，一方面，出現(xiàn)問題后由誰來處理就很難界定，易導致職責缺失、工作混亂；另一方面，工作中難免會存在一些交叉點，而這些交叉點又往往是最容易出現(xiàn)問題的地方，如果沒有明確的劃分和規(guī)定，就容易造成扯皮推諉現(xiàn)象，降低工作效率。因此，理清各部門、各崗位的職責明細是基礎，唯有清晰的職責才能在遇到問題時準確地找到對應的部門和負責處理的人，促使對的人做對的事，提高工作效率和解決問題的能力。
最后，When是解決什么時間干的問題（這里要特別說明下，When所代表的不僅是傳統(tǒng)意義上的時間，還包括程序前后順序等），How是解決怎么干的問題，也就是方法論的問題。工作中，即便你明確了自己的崗位職責，但實際業(yè)務處理仍然會出現(xiàn)無從下手的局面，這就是工作流程不清晰，沒有解決好When和How的問題。公司自去年改革以來，果斷推行標準化、流程化內(nèi)容，對各方面業(yè)務進行流程化梳理，并納入到部門日常工作表格化管理，就是對When和How兩大要素的最好實踐。當然，我們不妨再從一個詳細的業(yè)務事例層面來進行說明：以報銷業(yè)務為例，發(fā)生報銷時，財務部門一般會要求報銷人員在規(guī)定時間內(nèi)提供合理的報銷憑證，在系統(tǒng)內(nèi)規(guī)范提報報銷憑證；同時，財務人員對報銷業(yè)務單據(jù)和業(yè)務實質進行核實，核實無誤及時予以報銷，核實有問題將予以反饋。這一個簡單的流程，反映了不同的人在不同的時間點，按照對應的流程進行相應的業(yè)務處理，這就是對時間(When)和方法(How)的運用的真實體現(xiàn)。回歸到理順部門崗位職責和流程化這項工作來說，我認為，要把握好when和How這兩大要素，就應當對流程執(zhí)行全過程進行跟蹤和把控，對影響流程執(zhí)行效率和效果的因素進行歸類統(tǒng)計，找出問題癥結所在，合理優(yōu)化流程，建立流程執(zhí)行監(jiān)督體系；同時，要結合公司經(jīng)營形式，組織人員合理調整流程內(nèi)容，減少不必要的內(nèi)耗，以此方能提高工作效率，降低成本，并提高企業(yè)的競爭力。
使用5W1H工作法可以有助于更好地理解工作目標，明確工作范圍，安排任務和時間表，提升工作效率和質量。所以，我們應當巧用5W1H工作法，更好地開展各項工作。
（總經(jīng)理辦公室 郭冬）
